根据《关于进一步加强对论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动管理的规定》（华师委〔2020〕30号）、《华东师范大学自然科学类论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动报批细则（试行）》，就自然科学类论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动申报审批程序相关内容整理如下：

【报批程序及时间节点】

一、举办国际学术会议（研讨会、论坛、年会等）

1.申报程序

            预报时间：每年9月份统计下年度拟举办的会议，3月份补报当年7-12月拟举办的一般国际会议（未经预报的会议申请，原则上不再受理）。

        ② 科技处审核后，由国际交流处向教育部主管部门报批。

        ③ 获得教育部批复并同意举办的国际学术会议（研讨会、论坛、年会等），需在拟举办会议前5个月（以签报发出时间为准，下同），通过OA系统签报，主送科技处进行正式申报。由科技处转国际交流处、党委宣传部、财务处等相关职能部门会签审批。

2.报批信息

        ① 签报正文需体现：会议名称、主办单位（包括合办、承办和协办单位）名称、举办形式（线下/线上/线上线下结合）、举办起止日期、举办地点、会议发起人、会议联系人、参加人员、会议主题、会议内容、预期成效、经费来源与预算（若涉及会议费收取须进行说明）等。

        ② 还须提供 会议计划、 主要中外拟参会人员名单，如有涉外机构组织参与办会，需提供涉外机构组织信息等。

二、举办国内学术会议（研讨会、论坛、年会等）

 

1.申报程序

         ① 拟举办会议前1个月，通过OA系统签报，主送科技处，由科技处转党委宣传部、财务处等相关职能部门会签审批。
         ② 举办有港澳台人士参加的学术会议，按照国内会议报批程序，由科技处转港澳台办公室会签，港澳台办公室按照相关规定向上级部门报备。

2.报批信息

         填写 华东师范大学自然科学类国内学术会议申请表，作为签报附件。

三、举办院系级学术会议（研讨会、论坛、年会等）

 

1.审批程序

         举办有校外人员作为主讲人的院系级学术会议（研讨会、论坛、年会等），原则上至少提前10个工作日，通过OA系统签报，主送科技处报批。由科技处转党委宣传部、财务处等相关职能部门会签审批。

2.报批信息

         签报正文需体现：会议名称、主办单位（包括合办、承办和协办单位）名称、举办形式（线下/线上/线上线下结合）、举办起止日期、举办地点、会议发起人、联系人、参加人员、会议主题、会议内容、预期成效、经费来源与预算等。
      

         无校外人员作为主讲人的院系级学术会议（研讨会、论坛、年会等）填写 华东师范大学小型会议审批表，发送科研秘书、科研副院长、院党委书记审核、备案。

四、举办学术报告、专题学术沙龙等

 

1.审批程序

         举办有校外人员作为主讲人的学术报告和专题学术沙龙等，原则上至少提前10个工作日，通过OA系统签报，主送科技处报批。由科技处转党委宣传部会签审批。涉及邀请境外人员参加，须转国际交流处（港澳台办公室）会签审批。涉及财务等其他问题，还须转财务处等相关部门会签审批。

2.报批信息及申请流程

         举办学术报告：填写 华东师范大学自然科学类学术报告申请表、 学术报告信息表两个文档，发送至科研秘书，由科研秘书签报。主讲人为正高级职称的学术报告，可作为校级学术报告，学校根据主讲人的情况，支付相应的讲座费。

 

         举办专题学术沙龙：填写 华东师范大学自然科学类学术沙龙申请表，作为签报附件。

 

         无校外人员作为主讲人的院系级学术报告、专题学术沙龙，发送以上相关表格至科研秘书、科研副院长、院党委书记审核、备案。

 

特别说明：校级报告原则上提前10个工作日进行签报，如签报签出时间（以学院负责人签出时间为准）少于3个工作日的，学校将不再提供讲座费资助。

        

五、注意事项
1. 作为校外单位活动承办方或合办方的校内单位，视为活动的校内主办单位，我校相关负责人应按照相关工作要求进行报批。

2. 举办非学术类论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会、读书会等活动，根据活动性质报归口管理服务部门审批。

3. 与学生教学科研相关的论坛讲座等活动由教学管理部门归口管理。课程性质的讲座、沙龙等不得进行公开宣传，如需公开宣传应按相关规定报批。

4. 学术报告类，需签报的由学院科研秘书代为拟稿，其他活动、会议类，由活动负责人拟稿，分管科研领导审核，院系级党组织书记签发。

5. 举办上述活动如涉及直播，须在报批时提供直播总负责人（一般为院系级党组织书记）及联系方式、现场负责人及联系方式，直播技术方/直播平台（平台名称及会议号），直播方式（直播或录播）等信息。

6.  举办上述活动需加强全过程管理，严格按照“谁主办、谁负责”的原则，举办单位党政主要负责人是第一责任人，会议发起人、报告邀请人/主持人、现场负责人等要对举办的学术活动直接把关和负责。

7. 如需取消或延期举办审批通过的学术会议、学术报告、专题学术沙龙等，活动负责人需至少提前3个工作日邮件告知院科研秘书、科技处及党委宣传部等相关职能部门。

8. 学术活动的组织管理情况将纳入科研工作考核范畴，请活动相关组织、负责人员严格按照时间节点、审批程序，做好申报组织工作。

 

华东师范大学自然科学类论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动报批流程图