举办国际会议申报流程

发表时间:11/11/2018

        1、按照社科处(人文科学类会议)或科技处(理工科学类会议)每年下发的预申报通知,填写国际会议预申报表格,在规定时间内,汇总至科研秘书处,上交至社科处或科技处(未经预报的会议申请,原则上不再受理)。

 

        2、社科处和科技处审核后将预申报信息汇总至国际交流处,再经国际交流处审核并签报校领导批示,经校领导批复同意后,向教育部报备。

 

        3、报备完毕,若确定办会,各举办国际会议的单位最迟在对外承诺或发布会议通告前五个月向学校正式签报,签报主送单位为学校办公室,会签单位为人文与社会科学研究院/科技处、宣传部、国际交流处。

        签报正文部分请体现会议中英名称、拟办时间与地点、会议规模(请将中方人员、外方规模分别列出)、会议主题,并请说明该会议是否拟邀请“党和国家领导人、国外政要或前政要”(如涉及,需另行上报)。同时说明学校承办人的姓名、电邮地址、联系电话和手机。

        请填写 附件1:会议计划 附件2:主要中外拟参会人员名单,作为签报附件同步提交。

 

        4、经各会签部门审核、校领导批复同意后,由国际交流处向教育部正式发文,请示举办相关国际会议。

 

        5、获得教育部关于同意举办相关国际会议的书面批复后,批复的复印件将转交至拟举办国际会议的相关单位,国际交流处关于申报国际会议的流程办理完毕。

 

        若是向国外组织机构申办或承办的国际会议,需先获教育部同意后再向国外机构申请。向外方单位申办成功后,需进行第二次向教育部报批。

        1、向国际交流处进行二次签报,内容要有国外机构同意函,会议举计划、及教育部第一次的批准文件号。国际交流处向教育部报批。

        2、在教育部第二次批复同意后,会议申办单位方可对外承诺或发布会议通告。

 

        以上是主要的国际会议申报流程,期间可能会涉及材料的补充,届时会另行通知。